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Das digitale Büro

02/12/2021

Dass aktuell überwiegend im Home Office gearbeitet wird, sorgt dafür, dass Unternehmen von Papier auf digitale Workflows umstellen. Seit April 2020 sogar mit gesetzlicher Grundlage: Behörden sind heute verpflichtet, elektronische Rechnungen anzunehmen. Lieferanten von Bundesbehörden dürfen seit Dezember 2020 keine Rechnungen auf Papier stellen.

Statista veröffentlichte kürzlich eine Studie über die Digitalisierung in Büros. Nur 4 % der Angestellten in Deutschland und Österreich gaben an, ihre Arbeit zu 100 % digital abzuwickeln, 25 Prozent drucken wöchentlich rund 100 Seiten Papier aus.

Unternehmen, die ihre Prozesse digital organisieren, erleichtern den Umstieg ins Home Office und das ortsunabhängige Arbeiten. Die Gesetzgebung unterstützt diese Entwicklung, indem sie Rechtsgrundlagen anpasst – auch im Hinblick auf die geplante digitale Behörde. Seit Beginn der Pandemie liefern Hygienevorschriften weitere Argumente für die Digitalisierung.

Die digitale Archivierung ist rechtlich erlaubt, sofern die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) beachtet werden. 

Um eine A4-Seite Papier zu produzieren, sind rund 10 Liter Wasser nötig. Für Recyclingpapier sind es noch 100 Milliliter. Addiert man den CO2-Abdruck für den Transport von Papier und Toner sowie von Briefen per Postversand, erklärt sich, warum Nachhaltigkeit ein guter Grund für die Digitalisierung von papierbasierten Prozessen im Büro ist. Die Entlastung von Mitarbeitern gilt als weiterer. Die Kostenersparnis von rund 18 Euro pro Vorgang zählt ebenfalls dazu.

Digitalisierung einfach umgesetzt

Es gibt heute bereits eine Software, die alle Abläufe im Büro schnell und einfach digitalisiert: Verträge lassen sich damit am Laptop anlegen, vom Kunden oder Mitarbeiter am Smartphone unterschreiben und in der Cloud oder on-premise in ERP- und CRM-Systemen ablegen. Rechnungen werden sicher verschlüsselt verschickt. Digitale Lieferscheine vereinfachen Logistik-Prozesse. Selbst die Bezahlung am Mobiltelefon oder Laptop ist mit jeder gängigen Methode per One-Klick möglich.

Unterschriften galten bisher als Hürde bei der Umstellung. Die neue Software ermöglicht – ohne Installation von Programmen – direkt am Smartphone die Unterzeichnung von Verträgen oder Formularen. Sie wird bereits von Banken und Versicherungen in Deutschland genutzt und garantiert zu 100 % Rechts- und Revisionssicherheit. Die biometrische Signatur gleicht digitale Unterschriften mit einer Videoaufnahme vom Personalausweis und einem Selfie ab, um den Unterzeichner rechtssicher zu identifizieren. Auch für notarielle Angelegenheiten sind „fortgeschrittene“ elektronische Signaturen rechtskräftig.

Der Kunde erhält selbst für komplexe Workflows nur einen Link oder QR-Code, unter dem mehrere Dokumente liegen können, die einfach am Mobiltelefon oder Laptop ausgefüllt, unterschrieben und zurückschickt werden – eine übersichtliche Lösung, die viele Vorteile bietet gegenüber einer E-Mail mit zehn Attachments in verschiedenen Formaten.

Die neue Software kann vorhandene PDF-Dokumente einfach in Quick Forms umwandeln und neue Formulare per Drag und Drop erstellen.

In der Hotellerie wird so zum Beispiel der Check-in papierlos dargestellt. Der Gast kann bereits während der Anreise vom Mobiltelefon aus alle nötigen Dokumente einreichen – ohne eine App zu installieren oder einen Drucker zu benutzen. Speisekarten lassen sich hinter einen QR-Code legen, der Gast wählt am Smartphone auf dem Zimmer oder am Pool, die Bestellung geht direkt an die Küche. Customer Touchpoints können SMS, E-Mail und Social Messenger sein. Für eine moderne Customer Experience. Einfach. Bequem. Sicher. Dass sich die so gewonnenen Daten für KI- und AI-Anwendungen (IVR, Chatbots & Co.) nutzen lassen, ist im Hinblick auf Geschäftsmodelle der Zukunft interessant.

Eine Software löst alle Papierprozesse ab, die Sie sich vorstellen können. Die Präsentation verschicken wir gerne auf Anfrage an info@neoist.eu oder Tel. +49 175 1509963. Eine einstündige Einführung per Zoom Chat zu Ihrem Wunschtermin können Sie hier ebenfalls buchen.

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