Bürokratie außer Kontrolle: Eine Ein-Personen-UG zwischen Finanzamt und Steuerberatung. Selbst Finanzbeamte kennen das Steuerrecht nicht umfassend – Vorsicht ist geboten.

Wer heute in Deutschland eine Ein-Personengesellschaft (UG) gründet, kann bereits mit einem Kapital ab 1 Euro starten. Auf den ersten Blick klingt das unkompliziert – doch die juristischen und steuerlichen Fallstricke sind zahlreich. Steuerlich wird eine Ein-Person-UG nämlich vom Finanzamt „wie eine GmbH“ behandelt , obwohl für die klassische GmbH mindestens 25.000 Euro Einlage erforderlich sind. Das Finanzamt begegnet solchen Fällen nach standardisierten Abläufen. In der Praxis bedeutet das: Sachbearbeiter greifen auf automatisierte Berechnungen zurück, ohne den Einzelfall zu prüfen. Die Folge können Schätzungen der Körperschaftsteuer sein, die für ein junges Unternehmen wirtschaftlich kaum tragbar sind. So kann eine frisch gegründete UG bereits im ersten Jahr mit Steuerforderungen von über 20.000 Euro konfrontiert werden – obwohl noch kein Jahresabschluss vorliegt und der Gewinn in Wirklichkeit letztlich niedriger war.

Die Verantwortung, solche Bescheide zu überprüfen und gegebenenfalls zu korrigieren, liegt rechtlich beim Geschäftsführer. Steuerberater sind beratend tätig, doch ihre Haftung ist begrenzt, und in der Praxis fehlen Zeit und Interesse, sich intensiv mit jedem einzelnen Bescheid zu befassen. Das kann schnell zu einem Durcheinander aus Steuerforderungen, Mahnungen, Widersprüchen und hohen Beratungskosten führen – eine erhebliche Belastung für junge Unternehmen.

Glücklicherweise bieten digitale Werkzeuge und KI-gestützte Anwendungen heute neue Möglichkeiten. Unternehmer können selbst prüfen, ob die ausgestellten Steuerbescheide rechtlich und wirtschaftlich gerechtfertigt sind. Ein kritischer, sachlicher Blick auf die Berechnungen der Finanzbehörde kann helfen, unzutreffende Forderungen frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig Widerspruch einzulegen.

Learning: Bei Firmengründungen in Deutschland lohnt es sich, nicht nur auf Standardverfahren zu vertrauen, sondern aktiv zu prüfen und die Rechtslage selbstständig zu verstehen. Wer hier informiert handelt, kann spätere Überraschungen vermeiden. Im Extremfall bleibt der Gang vor das Finanzgericht der einzige Ausweg.

 

Die Praxis

Neben den klassischen Steuerarten wie Lohnsteuer, Einkommensteuer und Körperschaftsteuer müssen Gründer auch die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung berücksichtigen. In Deutschland sind Unternehmer nicht automatisch gesetzlich versichert.

Viele Gründer fühlen sich durch die Vielzahl von steuerlichen und sozialrechtlichen Pflichten überfordert. Fehleinschätzungen bei Vorauszahlungen und Mahnungen durch das Finanzamt, insbesondere in den ersten Jahren nach der Gründung einer Ein-Personen-UG führen häufig zu vermeintlich hohen „Steuerschulden“. Bei genauerer Betrachtung hätten diese Belastungen frühzeitig vermieden werden können.

Nehmen wir als Beispiel dafür, wo im deutschen System die Fallstricke liegen, die kleinste Einheit im deutschen Unternehmertum. Nach Gründung einer UG mit 500 Euro Startkapital bitten wir einen Steuerberater, die Firma neu aufzusetzen. Das Briefing: Nur ein Geschäftsführer arbeitet fest für das Unternehmen, er besitzt einen alten PKW, arbeitet im Homeoffice, der Büroraum wird per Quadratmeter ausgemessen und kalkuliert.

Der (ungeübte) Steuergehilfe gibt nun via DATEV die Posten an den Staat weiter. Und trägt den PKW (zum Neuwert) in die Lohnzahlung ein (das ist kein Must). Er allein entscheidet das so. Die Maschine springt an. Vom Bruttogehalt werden Lohnnebenkosten abgezogen. Vom Nettogehalt zahlt der Arbeitnehmer nun Krankenkasse und Miete.

Bei den heute sehr hohen Lohnnebenkosten sind in unserem Beispielfall zwei eklatante Fehler passiert, die am Ende die Ein-Personen-Gesellschaft sehr viel Geld kosten werden.

Erstens: Der zehn Jahre alte Pkw wurde als Firmenwagen mit geldwertem Vorteil zum Neupreis veranlagt, obwohl er für das Unternehmen kaum genutzt wurde und steuerlich besser im Privatvermögen geblieben wäre. Allein durch die Versteuerung des geldwerten Vorteils entstehen der UG jährlich rund 600 Euro an Lohnnebenkosten, ohne dass dem ein entsprechender betrieblicher Nutzen gegenübersteht. Hinzu kommt die Einkommensteuerbelastung auf Seiten des Geschäftsführers. Eine einfache Kilometerabrechnung hätte diesen Effekt vollständig vermieden.

Zweitens: Der Wohnraum wurde anteilig als Büro an die UG vermietet, ohne die Gesamtwirkung auf Unternehmens- und Privatseite zu berücksichtigen. Zwar kann die UG den Mietanteil als Betriebsausgabe absetzen, gleichzeitig führt dies jedoch beim Gesellschafter-Geschäftsführer zu steuerpflichtigen Mieteinnahmen. In Kombination mit Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer und privater Einkommensteuer verpufft der vermeintliche Vorteil und kehrt sich sogar ins Negative um. Zudem erhöht jede laufende Mietzahlung die Fixkosten der UG und verschlechtert ihre Liquidität.

Es wurde formal korrekt, aber wirtschaftlich unklug gestaltet.

In der Praxis sind der Unipersonengesellschaft in unserem Beispielfall im ersten Jahr nach der Gründung 6.000 Euro allein an Lohnnebenkosten entstanden. Vom Nettolohn fielen zudem für den Ein-Personen-Betrieb 6.000 Euro an Krankenkassenbeiträgen an.

(Für Miete und Leben bleiben dem Gründer nun 1.200 Euro netto monatlich nach Krankenkassenbeiträgen.)

 

Staatliche Mitgestalter

Nun kommt das Finanzamt ins Spiel. Bei der Meldung der neuen Gesellschaft handelt es sich für viele Finanzamt-Mitarbeiter zunächst um eine „normale GmbH“, sofern sie nicht die genauen Vorgaben zum Stammkapital prüfen. Die Unterscheidung zwischen Ein-Personen-UG und GmbH erfolgt in der Praxis oft nur über die Unterlagen zur Gründung und die Nachweise über das Mindeststammkapital, das bei der UG deutlich niedriger liegt.

Das Finanzamt schätzt die neue Gesellschaft ohne genauere Prüfung auf einen Jahresumsatz von 60.000 Euro und schätzt die Körperschaftsteuer auf 6.500 Euro. Die Zahlungsaufforderung erhält der Steuergehilfe zur Prüfung.

• Die Zahlungsaufforderung (Fälligkeit der Körperschaftsteuer) wird formal an die UG adressiert.
• Der Steuerberater legt nun Widerspruch ein, da der Betrag für die UG zu hoch angesetzt war.

In unserem Fall hat das Finanzamt einen offenkundigen Fehler gemacht. Bereits in einer vorherigen Prüfung hätte sich gezeigt, dass die angesetzte Körperschaftsteuer deutlich über den wirtschaftlichen Möglichkeiten einer Ein-Personen-Gesellschaft liegt.

Trotzdem wurde der Bescheid in voller Höhe verschickt, was zu erheblichen Folgekosten führt:

1. Erhöhte Steuerberatungskosten
2. Vorläufige Zahlungsverpflichtung des Gründers
3. Belastung der UG

Die Fehleinschätzung des Finanzamts verschärft die wirtschaftliche Belastung einer Ein-Personen-UG erheblich.

 

Die Bilanz

In unserem Beispielfall verlangt das Finanzamt zur korrekten Berechnung der Körperschaftsteuer die Bilanz der Ein-Personen-UG für das erste Geschäftsjahr. Der Steuerberater reicht die Bilanz über das private Elster-Konto der Gründerin ein, wie von Elster empfohlen.

Später stellt die zuständige Finanzbeamtin fest, dass die Bilanz „nicht eingereicht“ worden sei. Ursache ist, dass das Finanzamt steuerarten- und steuernummernbasiert arbeitet: Die Körperschaftsteuerstelle konnte die Bilanz nicht sehen, weil sie der privaten Steuernummer der Gründerin zugeordnet war.

Praxis-Tipp (an Steuergehilfen ohne Zulassung als Steuerberater): Meldungen für die UG sollten immer über das offizielle Konto mit Steuernummer der Gesellschaft eingereicht werden, damit die zuständige Behörde direkt Zugriff hat. So lassen sich Missverständnisse, Verzögerungen und unnötige Rückfragen vermeiden.

Mehr Steuer fürs Unternehmen

Gleichzeitig greifen im Steuersystem für die neugegründete Ein-Personen-UG weitere Mechanismen. Das Finanzamt erhebt auf den Lohn des Geschäftsführers die entsprechende Lohnsteuer, die sich später auf die Einkommensteuer anrechnet.

In unserem Fall liegt der Nettolohn des Geschäftsführers bei rund 2.000 Euro vor Abzug der Krankenkasse. Das Finanzamt ermittelt darauf eine Einkommensteuer von 2.000 Euro pro Jahr, die nun zur Zahlung fällig ist.

Basiskosten vor Einnahmen

Das Unternehmen erhält eine Vielzahl einzelner Steuerbescheide, die laut Gesetz vom Unternehmer selbst geprüft werden müssen. Um die Komplexität zu verdeutlichen, werden wir später einen Beispielkontauszug zur Lohnsteuer anhängen – dieser zeigt, dass selbst Fachleute schnell überfordert wären mit der Prüfung. Der Kontoauszug der Lohnkostenbuchungen über zweieinhalb Jahre für eine Person umfasst 14 Seiten.

In unserem Beispielfall, einer Ein-Personen-UG mit 500 Euro Stammkapital, entstehen im ersten Jahr rein rechnerisch folgende Zahlungsverpflichtungen:

• 5.000 Euro Lohnsteuer

• 6.500 Euro Körperschaftsteuer auf einer Bemessungsgrundlage von 60.000 Euro

• 2.000 Euro Einkommensteuer auf den Geschäftsführerlohn

• 2.800 Euro Umsatzsteuer auf einer Bemessungsgrundlage von 60.000 Euro

• 5.000 Euro Krankenkassenbeiträge vom Nettolohn des Geschäftsführers

• 2.000 Euro Steuerberaterkosten, der sich auch mit Widersprüchen gegen die teilweise überhöhten Bescheide befassen muss

Die Summe von 21.500 Euro an Kosten allein von Staatsseite zeigt eindrücklich, wie eine formal korrekt gegründete UG bei minimalem Stammkapital durch gesetzliche Pflichten und Verwaltungsaufwand wirtschaftlich stark belastet wird.

 

Die menschliche Komponente

In unserem Beispielfall ist ein ungeübter Steuerfachgehilfe damit beauftragt, eigenständig Entscheidungen darüber zu treffen, welche Beträge wo gebucht werden, häufig nicht in enger Abstimmung mit dem Gründer.

Die Folgen: Es wird nicht klar getrennt, welche Überweisungen des Unternehmens an die Ein-Personen-UG auf das Geschäftsführergehalt und welche auf anteilige Mietkosten entfallen. In der Bilanz kann so ein überwiesener Betrag de facto dem Gehalt zugeordnet werden, obwohl aus Sicht des Geschäftsführers auch Mietkosten enthalten sind.

Die Diskrepanz wirkt sich unmittelbar erheblich auf die Lohnnebenkosten aus – ein Effekt, der einem Unternehmer ohne steuerliche Ausbildung in der Bilanz nicht auf den ersten Blick ersichtlich ist.

Da das Finanzamt für die zu hoch angesetzte Körperschaftssteuer nun den Standpunkt vertritt, es habe keine Bilanz erhalten, werden Mahnungen und Mahnkosten direkt an das Unternehmen weitergegeben. Gleichzeitig stellt der Steuerberater zwar während der Prüfung und Bilanzierung vermutlich auch eigene Fehler fest, kommuniziert diese jedoch nicht an den Unternehmer und wohl auch nicht an das Finanzamt.

So entsteht eine kostspielige Dynamik, bei der das Unternehmen laufend wirtschaftliche Mittel verliert, ohne dass die Ursache für den Unternehmer unmittelbar erkennbar ist. Die Folge ist eine wirtschaftlich belastende Kette aus Zahlungsaufforderungen, Mahngebühren und zusätzlichen Beratungskosten, die sich unaufhaltsam auf die finanzielle Situation der Ein-Personen-UG auswirkt.

In unserem Beispielfall kündigt schließlich der ungeübte Steuerfachgehilfe seine fordernde Tätigkeit beim Unternehmen. Da das Finanzamt weiterhin auf dem Standpunkt beharrt, es sei keine Bilanz eingereicht worden, muss nun ein zweiter Steuerberater die Unterlagen des ersten Steuerbüros übernehmen und eine (neue) Bilanz erstellen – für weitere 1.000 Euro Steuerberatergebühren. Sie wird erneut beim Finanzamt eingereicht – vermutlich in demselben Konto, über das bereits der erste Steuerberater die Unterlagen hinterlegt hatte, die das Finanzamt zuvor nicht auffinden konnte. Das Finanzamt findet sie also weiterhin nicht.

Die Situation verdeutlicht, wie Fehler bei Einreichung, interne Zugriffsprobleme und personelle Fluktuation die Kosten für eine Ein-Personen-UG erheblich steigern können, obwohl dass formal alle Unterlagen vorliegen.

 

Die Aufarbeitung

Da bereits alle Steuerunterlagen vom ersten Steuerbüro vorlagen, bestand der Auftrag an das zweite Steuerbüro zunächst darin, die Bilanzen dem Finanzamt einzureichen und den Fehler in der Buchführung zu identifizieren, der sich durch die offensichtlich überhöhten Zahlungen ergab – Zahlungen, die ein Ein-Mann-Unternehmen auf keinen Fall tragen konnte.

Der zweite Steuerberater kam diesem Auftrag nicht nach. Er reichte eine erste Bilanz ein und legte dar, welche Steuererklärungen laut Finanzamt fehlten, zum Beispiel die private Steuererklärung des Gründers, obwohl diese für die Überprüfung der zu hoch angesetzten Einkommenssteuer relevant gewesen wäre. Er fordert weitere Zahlungen, der Gründer war aber wegen fehlender Transparenz nicht einverstanden, die Sache von ihm weiter verfolgen zu lassen.

Daraufhin entschloss sich der zweite Steuerberater, die Steuerunterlagen einzubehalten, um weitere Zahlungen durchzusetzen. In der Folge hat der Gründer fünf Jahre lang keinen Zugriff auf die eigenen Unterlagen. Erst durch die Zusammenarbeit mit der Steuerberaterkammer, die auf den zweiten Steuerberater einwirkte, konnten die Unterlagen zurückerhalten werden.

Mit dem Besitz der Unterlagen reicht der Gründer eine Anzeige gegen das erste Steuerbüro ein, da dieses durch die unübersichtliche Kostenführung erhebliche finanzielle Verluste für das Unternehmen verursacht hatte. Die Strafanzeige wird von einem Kriminalkommissar über Wochen geprüft und letztlich als erfolgversprechend eingereicht, aber vom Amtsgericht abgewiesen, da der Richter die Ansprüche für „verjährt“ erklärt – ohne Prüfung des Sachverhalts.

 

Fortsetzung folgt

Der Gründer wendet sich an das Finanzgericht. Dieses bestätigt zwar einzelne Einwände, legte jedoch keine fundierten Beweise vor, um die Feststellungen zu untermauern. Der hohe Arbeitsaufwand, der dem Gründer über die Jahre entstanden war, wird in keiner Bilanz auftauchen.

Der aktuelle Status: Das Finanzamt für Körperschaftsteuer beharrt weiterhin auf der Auffassung, es sei keine Bilanz eingereicht worden – obwohl mittlerweile zwei Steuerbüros die Unterlagen hinterlegt hatten.

Dabei handelt es sich bisher nur um die Unterlagen der UG, nicht des Unternehmers persönlich. Die Gesamtkosten für Steuerberater belaufen sich zu diesem Zeitraum auf rund 8.000 Euro. Das Finanzgericht hat sich bislang nicht abschließend geäußert.

Fazit: Steuerbeamte können sich auf ein umfassendes Schutzsystem durch Gerichte verlassen, die im Zweifel zugunsten der Verwaltung entscheiden und gegen die Rechte des Einzelunternehmens. Dennoch kann es eine gesetzeswidrige Handlung darstellen, wenn Bescheide ohne ausreichende Prüfung überhöht erstellt werden. In unserem Beispielfall war die wirtschaftliche Machbarkeit der geforderten Zahlungen eindeutig nicht gegeben, was die formale Festsetzung der Bescheide rechtlich fragwürdig erscheinen lässt.

Die Aufarbeitung zeigt ein hochkomplexes System mit vielen Akteuren, die an ihren Stellschrauben Fehlentscheidungen treffen. Diese Fehler haben im großen Ganzen fatale Folgen – nicht nur für das Unternehmen selbst, sondern letztlich auch für den Staat. Letzterer belastet aussichtsreiche Unternehmen mit hohem Kostenaufwand, ohne dass ihm ein entsprechender Nutzen entsteht.

In unserem Beispielfall sind aktuell fünf Finanzbeamte an der Aufklärung beteiligt. Wir werden zeitnah über die Fortsetzung dieses Steuer-Thrillers informieren. Wir hoffen auf ein Happy End.

Annex

---

Steuer-Tipps

Gerade bei Ein-Personen-Gesellschaften gilt:

• Nicht alles, was steuerlich zulässig ist, ist auch wirtschaftlich sinnvoll.
• Jede Gestaltung muss UG-Ebene und Privatebene gemeinsam betrachten.
• Lohnnebenkosten und Folgesteuern werden häufig unterschätzt.

Fazit

In dem beschriebenen Fall wäre es deutlich günstiger gewesen,

• den Pkw im Privatvermögen zu belassen und nur dienstliche Kilometer abzurechnen,
• den Homeoffice-Anteil moderat zu halten oder ganz auf eine Vermietung zu verzichten.

Beide Maßnahmen hätten die laufenden Kosten der UG spürbar reduziert und die Gesamtsteuerbelastung gesenkt.

---

Praxistipp für PKW bei UG-Gründung

Bei Ein-Personen-UG wird empfohlen:

• Pkw privat belassen
• Kilometerabrechnung 0,30 €/km
• kein geldwerter Vorteil
• kein Fahrtenbuch-Zwang für Privatfahrten

---

In der Praxis zeigt sich, dass formal zulässige, aber wirtschaftlich unkluge Gestaltungen wie ein Firmenwagen mit minimaler Nutzung schnell zu hohen laufenden Kosten und möglichen Prüfungsanfragen führen können.

---

Zur Veranlagung von Ein-Personen-Gesellschaften

Die aktuelle Praxis mancher Finanzämter bei der Veranlagung von Ein-Personen-Gesellschaften „wie eine GmbH“ wirft erhebliche Fragen auf. Per Gesetz ist der Unternehmer verpflichtet, Rücklagen zu bilden – sei es für Steuern, Sozialversicherungsbeiträge oder betriebliche Verpflichtungen. Gleichzeitig wird ihm durch teilweise nicht überprüfte überhöhte Steuerforderungen diese gesetzliche Pflicht zur Rücklagenbildung faktisch unmöglich gemacht.