{"id":4929,"date":"2021-02-12T08:01:44","date_gmt":"2021-02-12T07:01:44","guid":{"rendered":"http:\/\/www.deluxemallorca.com\/?p=4929"},"modified":"2024-10-13T10:32:31","modified_gmt":"2024-10-13T08:32:31","slug":"das-digitale-buero","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.deluxemallorca.com\/en\/das-digitale-buero\/","title":{"rendered":"Das digitale B\u00fcro"},"content":{"rendered":"<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Dass aktuell \u00fcberwiegend im Home Office gearbeitet wird, sorgt daf\u00fcr, dass Unternehmen von Papier auf digitale Workflows umstellen. Seit April 2020 sogar mit gesetzlicher Grundlage: Beh\u00f6rden sind heute verpflichtet, elektronische Rechnungen anzunehmen. Lieferanten von Bundesbeh\u00f6rden d\u00fcrfen seit Dezember 2020 keine Rechnungen auf Papier stellen.<\/strong><\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Statista ver\u00f6ffentlichte k\u00fcrzlich eine Studie \u00fcber die Digitalisierung in B\u00fcros. Nur 4 % der Angestellten in Deutschland und \u00d6sterreich gaben an, ihre Arbeit zu 100 % digital abzuwickeln, 25 Prozent drucken w\u00f6chentlich rund 100 Seiten Papier aus.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Unternehmen, die ihre Prozesse digital organisieren, erleichtern den Umstieg ins Home Office und das ortsunabh\u00e4ngige Arbeiten. Die Gesetzgebung unterst\u00fctzt diese Entwicklung, indem sie Rechtsgrundlagen anpasst \u2013 auch im Hinblick auf die geplante digitale Beh\u00f6rde. Seit Beginn der Pandemie liefern Hygienevorschriften weitere Argumente f\u00fcr die Digitalisierung.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die digitale Archivierung ist rechtlich erlaubt, sofern die \u201eGrunds\u00e4tze zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern und Unterlagen sowie zum Datenzugriff\u201c (GoBD) beachtet werden.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Um eine A4-Seite Papier zu produzieren, sind rund 10 Liter Wasser n\u00f6tig. F\u00fcr Recyclingpapier sind es noch 100 Milliliter. Addiert man den CO2-Abdruck f\u00fcr den Transport von Papier und Toner sowie von Briefen per Postversand, erkl\u00e4rt sich, warum Nachhaltigkeit ein guter Grund f\u00fcr die Digitalisierung von papierbasierten Prozessen im B\u00fcro ist. Die Entlastung von Mitarbeitern gilt als weiterer. Die Kostenersparnis von rund 18 Euro pro Vorgang z\u00e4hlt ebenfalls dazu.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Digitalisierung einfach umgesetzt<\/strong><\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Es gibt heute bereits eine Software, die alle Abl\u00e4ufe im B\u00fcro schnell und einfach digitalisiert: Vertr\u00e4ge lassen sich damit am Laptop anlegen, vom Kunden oder Mitarbeiter am Smartphone unterschreiben und in der Cloud oder on-premise in ERP- und CRM-Systemen ablegen. Rechnungen werden sicher verschl\u00fcsselt verschickt. Digitale Lieferscheine vereinfachen Logistik-Prozesse. Selbst die Bezahlung am Mobiltelefon oder Laptop ist mit jeder g\u00e4ngigen Methode per One-Klick m\u00f6glich.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Unterschriften galten bisher als H\u00fcrde bei der Umstellung. Die neue Software erm\u00f6glicht \u2013 ohne Installation von Programmen \u2013 direkt am Smartphone die Unterzeichnung von Vertr\u00e4gen oder Formularen. Sie wird bereits von Banken und Versicherungen in Deutschland genutzt und garantiert zu 100 % Rechts- und Revisionssicherheit. Die biometrische Signatur gleicht digitale Unterschriften mit einer Videoaufnahme vom Personalausweis und einem Selfie ab, um den Unterzeichner rechtssicher zu identifizieren. Auch f\u00fcr notarielle Angelegenheiten sind \u201efortgeschrittene\u201c elektronische Signaturen rechtskr\u00e4ftig.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Der Kunde erh\u00e4lt selbst f\u00fcr komplexe Workflows nur einen Link oder QR-Code, unter dem mehrere Dokumente liegen k\u00f6nnen, die einfach am Mobiltelefon oder Laptop ausgef\u00fcllt, unterschrieben und zur\u00fcckschickt werden \u2013 eine \u00fcbersichtliche L\u00f6sung, die viele Vorteile bietet gegen\u00fcber einer E-Mail mit zehn Attachments in verschiedenen Formaten.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die neue Software kann vorhandene PDF-Dokumente einfach in Quick Forms umwandeln und neue Formulare per Drag und Drop erstellen.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p class=\"wp-block-paragraph\">In der Hotellerie wird so zum Beispiel der Check-in papierlos dargestellt. Der Gast kann bereits w\u00e4hrend der Anreise vom Mobiltelefon aus alle n\u00f6tigen Dokumente einreichen \u2013 ohne eine App zu installieren oder einen Drucker zu benutzen. Speisekarten lassen sich hinter einen QR-Code legen, der Gast w\u00e4hlt am Smartphone auf dem Zimmer oder am Pool, die Bestellung geht direkt an die K\u00fcche. Customer Touchpoints k\u00f6nnen SMS, E-Mail und Social Messenger sein. F\u00fcr eine moderne Customer Experience. Einfach. Bequem. Sicher. Dass sich die so gewonnenen Daten f\u00fcr KI- und AI-Anwendungen (IVR, Chatbots &amp; Co.) nutzen lassen, ist im Hinblick auf Gesch\u00e4ftsmodelle der Zukunft interessant.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Eine Software l\u00f6st alle Papierprozesse ab, die Sie sich vorstellen k\u00f6nnen. Die Pr\u00e4sentation verschicken wir gerne auf Anfrage an <a href=\"mailto:info@neoist.eu\">info@neoist.eu<\/a> oder Tel. +49 175 1509963. Eine einst\u00fcndige Einf\u00fchrung per Zoom Chat zu Ihrem Wunschtermin k\u00f6nnen Sie hier ebenfalls buchen.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Eine Software l\u00f6st alle Papierprozesse ab, die Sie sich vorstellen k\u00f6nnen. Unterschriften galten bisher als H\u00fcrde bei der Umstellung. Die neue Software erm\u00f6glicht \u2013 ohne App \u2013 einfach am Mobiltelefon die Unterzeichnung von Vertr\u00e4gen und Lieferscheinen. 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